In diesem Artikel zeigen wir dir:
Wie du eine neue Rolle erstellst
Wie du den Komponentenzugriff für eine Rolle einstellst
Wie du den Datenzugriff einschränkst
Wie du den Aufgabenzugriff auf ein bestimmtes Team beschränkst
Video: Rechte- und Rollensystem
Timestamps
0:02 – Einführung ins Rechte- und Rollensystem
0:14 – Rollen erstellen
0:56 – Aufbau der Rollenseite
2:23 – Komponentenzugriff
5:18 – Datenzugriff
7:26 – Aufgabenzugriff auf Teams beschränken
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Neue Rolle erstellen
Im Rechte- und Rollensystem findest du drei Standardrollen. Du kannst darüber hinaus beliebig viele eigene Rollen anlegen, die entweder auf einer Standardrolle oder auf einer bereits erstellten eigenen Rolle basieren. Das gibt dir eine sinnvolle Grundlage, statt bei leeren Berechtigungen starten zu müssen.
So gehst du vor:
Gehe in die Organisationsverwaltung und wähle oben den Reiter Rollenverwaltung.
Klicke auf Neue Rolle, vergib einen Namen und optional eine Beschreibung.
Wähle aus, auf welcher bestehenden Rolle die neue Rolle basieren soll, z. B. der Manager-Rolle.
Aufbau der Rollenrechte verstehen
Jede Rolle besteht aus zwei Hauptbereichen: dem Datenzugriff und dem Komponentenzugriff.
Der Komponentenzugriff regelt, auf welche Bereiche der Software eine Rolle überhaupt zugreifen kann – etwa das Dashboard mit seinen Unterkomponenten wie 3D-Modell, Wochenplan, Wochenvorschau und Bauzeitenplan, sowie weitere Menüpunkte wie Datenanalyse, Einstellungen, Nutzer und Ressourcen. Die Manager-Rolle hat standardmäßig vollen Zugriff und Bearbeitungsrechte auf alles, die Leser-Rolle dagegen nur eingeschränkten Zugriff ohne Bearbeitungsrechte.
Der Datenzugriff regelt dagegen komponentenübergreifend den Zugriff auf Informationen wie Aufgaben und Kennzahlen (z. B. Mengen, Kosten, Stunden), die an mehreren Stellen in der Software auftauchen.
Komponentenzugriff einstellen
Für jede Komponente kannst du sehr detailliert festlegen, ob eine Rolle vollen Zugriff, nur Ansichts- bzw. Nutzungsrechte oder gar keinen Zugriff hat. Das eignet sich zum Beispiel, wenn du externen Nutzern nur eingeschränkte Informationen zeigen oder die Oberfläche für bestimmte Teamrollen bewusst vereinfachen möchtest.
So gehst du vor:
Öffne die gewünschte Rolle und gehe zum Bereich Komponentenzugriff.
Schränke einzelne Funktionen innerhalb einer Komponente ein, z. B. Einfärben auf „nur ansehen".
Deaktiviere ganze Komponenten, auf die die Rolle keinen Zugriff haben soll, z.B. Datenanalyse.
Speichere die Einstellungen.
Weise die Rolle anschließend dem betreffenden Nutzer zu.
Im Projekt sieht der Nutzer danach nur noch die freigegebenen Komponenten in der Leiste. Bei eingeschränkten Funktionen wie Einfärben fehlt zum Beispiel die Möglichkeit, neue Einfärbungen zu erstellen oder zu bearbeiten – vorhandene können aber weiterhin genutzt werden.
Datenzugriff einstellen
Im Gegensatz zum Komponentenzugriff wirkt sich der Datenzugriff komponentenübergreifend aus. Schaltest du hier zum Beispiel Kennzahlen aus, verschwinden diese Informationen überall dort, wo sie sonst angezeigt würden – etwa in der Datenanalyse oder der Wochenvorschau.
Zusätzlich gibt es den gemeinsamen Zugriff für funktionsübergreifende Elemente wie Filter und die Datumsauswahl. Schränkst du hier z. B. Filter ein, kann die Rolle in keiner Komponente mehr abweichend filtern – praktisch, wenn du eine vorgefertigte gefilterte Ansicht bereitstellen und sicherstellen möchtest, dass diese nicht verändert wird.
So gehst du vor:
Öffne im Bereich Datenzugriff die gewünschten Kennzahlen und stelle sie auf kein Zugriff, wenn sie für die Rolle nicht sichtbar sein sollen.
Passe bei Bedarf den gemeinsamen Zugriff an, z. B. für Filter.
Speichere die Einstellungen.
Aufgabenzugriff auf ein Team beschränken
Standardmäßig hat eine Rolle Zugriff auf alle Aufgaben und kann sie auch sehen. Über das Rechte- und Rollensystem lässt sich das zusätzlich einschränken – etwa so, dass eine Rolle zwar alle Aufgaben sehen, aber nur die Aufgaben des eigenen Teams bearbeiten kann. Diese Einstellung baut auf den Personalressourcen auf, die jetzt unter dem Reiter Teams zu finden sind.
So gehst du vor:
Stelle den Aufgabenzugriff der Rolle auf „nur eigenes Team bearbeiten" (oder „nur eigenes Team sehen und bearbeiten" für eine noch stärkere Einschränkung).
Gehe zum Reiter Teams (vormals Personalressourcen).
Lege bei Bedarf ein Gewerk als Ressource an und füge den Nutzer einem Team hinzu.
Ohne zugewiesenes Team kann ein Nutzer mit dieser Einstellung zwar weiterhin alle Aufgaben sehen, aber keine davon bearbeiten. Nach der Team-Zuweisung kann er nur noch die Aufgaben seines eigenen Gewerks bearbeiten. Stellst du zusätzlich ein, dass auch nur die eigenen Team-Aufgaben sichtbar sein sollen, verschwinden im Projekt alle Aufgaben anderer Teams – der Gesamtfortschrittsstatus im Modell bleibt davon aber unberührt und weiterhin sichtbar.