In diesem Artikel zeigen wir dir:

Wie du einen Bericht aus einer Vorlage erstellst und das Referenzdatum änderst
Wie du eine Vorlage öffnest, konfigurierst und speicherst
Worin sich Vorlage und Bericht unterscheiden
Wie du Berichte automatisch erzeugen und verschicken lässt

Video: Berichtsvorlagen und automatische Berichte

Timestamps
0:00 – Einführung: Rolle der Vorlagen
0:12 – Bericht aus einer Vorlage erstellen und Referenzdatum ändern
1:12 – Vorlage öffnen und konfigurieren
1:49 – Vorlage speichern: Unterschied zwischen Vorlage und Bericht
2:26 – Berichte automatisch erzeugen und verschicken
3:31 – Zeitplan speichern und geplante Berichte prüfen

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Bericht aus einer Vorlage erstellen

Mit Vorlagen musst du einen Bericht nicht jedes Mal neu konfigurieren. Dir stehen deine eigenen gespeicherten Vorlagen und die von specter vorgeschlagenen Vorlagen zur Verfügung.

Öffne den Reiter Berichte.
Wähle die Option, einen Bericht aus einer Vorlage zu erstellen, und suche dir eine Vorlage aus.
Der Bericht wird auf Basis des heutigen Datums erzeugt.
Ändere bei Bedarf das Referenzdatum, um einen anderen Zeitpunkt darzustellen.
Speichere den Bericht.

Der Bericht ist damit in wenigen Sekunden erstellt.

Vorlage öffnen und konfigurieren

Die gleichen Vorlagen findest du auch im Bereich der Vorlagen. Wenn du dort eine Vorlage öffnest, siehst du oben in Gelb, dass du dich in der Vorlage befindest und nicht in einem Bericht.

Öffne eine der eigenen Vorlagen oder eine von specter vorgeschlagene Vorlage.
Prüfe die Konfiguration, die dem Aussehen des Berichts zugrunde liegt.
Lass dir bei Bedarf eine Vorschau des Berichts anzeigen.

Eine Vorlage konfigurierst du auf dieselbe Weise wie einen Bericht. Der Hauptunterschied: Du verwendest eine Vorlage mehrfach, um immer dieselbe Art von Bericht zu unterschiedlichen Zeitpunkten zu erzeugen.

Vorlage speichern

Die angezeigte Berichtsvorschau ist nur eine Vorschau. Beim Speichern der Vorlage wird ausschließlich die Konfiguration gespeichert.

Vergib einen Vorlagennamen.
Speichere die Vorlage. Sie erscheint in der Übersicht der gespeicherten Vorlagen, genau wie gespeicherte Berichte in ihrer Übersicht.

Öffnest du anschließend einen Bericht, der aus einer Vorlage entstanden ist, ist der Zeitpunkt auf das Datum festgesetzt, mit dem du ihn gespeichert hast. Öffnest du die Vorlage erneut, ist die Vorschau wieder verschwunden.

Berichte automatisch erzeugen und verschicken

Mit einer Vorlage kannst du Berichte zu festen Zeitpunkten automatisch erzeugen und per E-Mail verschicken lassen. Dafür legst du einen Zeitplan für geplante Berichte an.

So gehst du vor:

Öffne die Vorlage, auf der der geplante Bericht basieren soll.
Lege einen Zeitplan an.
Wähle die Sprache des Berichts.
Lege die Häufigkeit fest: täglich, wöchentlich oder monatlich.
Gib den Zeitraum an, in dem der Bericht erzeugt werden soll, sowie den Tag und die Uhrzeit.
Trage die E-Mail-Adressen der Empfänger ein, einen Betreff und eine Nachricht.
Speichere den Zeitplan.
Speichere anschließend die Vorlage.

Ein Beispiel: Du planst den Bericht wöchentlich ab der nächsten Woche und verschickst ihn an dich selbst. Er wird dann jeden Montag erzeugt und versendet.